年末調整申告書クラウドサービス

年末調整申告書

年末調整申告書クラウドサービスは、扶養控除等申告書や保険料控除申告書といった年末調整申告書をWebで簡単に入力・回収でき、総務と従業員双方の業務負荷を削減するクラウドサービスです。提出された申告書データを給与計算システムに連携でき、年末調整業務にかかる時間を大幅に削減できます。

特長

1ワンタッチで提出依頼を通知

年末調整申告書の提出依頼を一括でメール通知することができます。通知メールを受け取った従業員は個人ごとに用意された提出画面にログインして申告を開始することができます。

従業員から提出が完了すると提出状況がリアルタイムに更新されます。未提出者リストを作成することができ対象者へ催促メールを一括配信することもできます。原本での保存が必要になる各証明書類の提出状況も合わせて管理できます。

2計算・チェックの負担を最小限に

保険料の控除額は入力時点で自動計算されるため、従業員が電卓をたたいたり、総務担当者がEXCELなどで検算をする必要がありません。また、翌年以降は保険会社の名称や金額などもコピーされるため使い続けていくにつれて入力やチェックが容易になれます。

3親切・丁寧なヘルプメニュー

入力画面では提出項目のほぼすべてにヘルプがついているため、項目の意味や入力の仕方が分からない場合でもすぐに疑問を解決することができます。よくある問合せは網羅しているため、従業員はストレスなく迷わず申告ができ、総務担当者が問合せ対応をする手間も削減できます。



年末調整申告書システムQ&A

※実際にシステム導入のご相談をお受けしたお客様からいただいたご質問を踏まえ、Q&A形式で以下にまとめました。

Q1従来、従業員に配布し、記載後、管理部門(総務部等)に返送してもらっていたところを、クラウド環境にてPC、スマホを媒体に申請できるようになるものと理解していますが、申請内容に熟知していない従業員にとっても対応できるものなのでしょうか。

基本的には画面に表示される通りに進むことで、システムがフォローしてくれますので、むしろ申請内容について自信が無い方の方が導入メリットが大きいものと思います。例えば、保険料控除額の上限や、配偶者特別控除額などは、従業員が基本情報を入力するだけでシステム側で自動算定・チェックするため、単純なミスの防止にも役立ちます。 また、一度入力された保険料控除額、配偶者特別控除額などは、次年度以降にその情報を引き継ぐため、金額が変わらなければ次年度以降は確認登録だけで済んでしまいます。 もちろん、従業員の基本情報(本人・配偶者・扶養者)は、人事システムから事前に取り込むことが可能ですので、従業員は導入初年度でも確認作業から入ることも可能です。

9割時間削減

Q2管理部門(総務部等)はこの仕組みを導入することにより、本当に効率化が図れるのでしょうか。

管理者側の大まかな作業として、@申告書の配布、A回収(提出確認)、B確認・修正の3工程があり、準備段階から各工程でかなりの時間を費やしていると思われます。 システムでは、@申告書の配布、A回収 については、従業員マスタを取込み、メールで申告業務の実施依頼を一斉配信します。その後は、従業員から申請があると同時に管理者側でもその内容が確認できますので、書類が届くまでのリードタイムの概念がなくなります。つまり、管理者側のペースで年末調整の業務を実施し易くなります。 さらに、システム内で上限金額や控除額計算などのチェックをするため、計算違いなどによる単純なミスを防ぐことができます。

時間削減

Q3申告書の提出状況の管理を、エクセル等を活用しながら苦労しています。この点の改善も図れますか。

当システムは、従業員ごとの提出、未提出、差し戻しなどのステイタスが一覧で把握できます。未提出の方には、催促メールを一斉に送信することも可能です。 また、入力情報に不備があった場合は、コメント付きで差し戻すことができますので、従業員に間違いを認識させ、学習してもらう意味でも一役買っており、申請内容の不備が年々減少することも期待できます。

Q4一部の従業員は、会社に自分用PCを持ち合わせていません。このような場合、導入は可能でしょうか。

このような場合、共有パソコンを用意し、各人のID/パスワードでアクセスしセキュアな環境で申告作業を行っている企業様もいらっしゃいます。 また、クラウドシステムなので、ご自宅のパソコンやスマートフォンからも申請作業が行えますので、柔軟に対応できるものと考えています。

負担解消

Q5最初から全従業員につき、当システムを導入するのではなく、一部の従業員から始めることは可能でしょうか。

可能です。実際に、初年度は管理部門に導入し、次年度以降徐々にその範囲を拡げていくことでスムーズで負担の少ない導入を実現した事例もあります。

Q6現在利用中の人事給与システムを変更しないで導入することは可能でしょうか。

可能です。もともと、データの取り込み・出力は他システムとの連携を想定しているので、従業員データの取り込みから、控除額のデータ出力まで既存システムを変えることなくご利用いただけます。 勿論、同一製品であれば、シームレスに連動するメリットはあります。

Q7完成した年末調整申告書類のデータをもとに、源泉徴収票の作成へのプロセス(システム連携)のイメージを教えてください。

年末調整申告書類のデータは、CSVフィルで出力できますので、源泉徴収票を作成するシステムにはファイル連携で受け渡しが可能です。また、同一製品であればファイルの出力すら必要なく、ボタン一つでシームレスにデータ連動されるため、より一層作業効率が上がります。



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